Portfolio: Recruitment Office

Recruitment Office (RO) is speciaal ontwikkeld voor de uitzend-/detachering- en werving & selectiebranche. RO is een combinatie van een CRM en HRM en Matchingpakket en biedt u de mogelijkheid om zowel klantgegevens als kandidaat- en medewerkergegevens op te slaan, te matchen en te gebruiken voor alle documenten, rapportages en verdere bedrijfsvoering.

Klantgegevens
Binnen klantgegevens is er een mogelijkheid om vacatures vast te leggen, welke met een eenvoudige handeling direct op de website geplaatst kunnen worden. De vacatures kunnen door middel van zoekcriteria gematched worden met ingevoerde kandidaten en medewerkers. Hier vanuit ontstaat direct een overzicht van de aangeboden kandidaten kan bij plaatsing onmiddellijk een opdracht aangemaakt worden. Gewerkte uren kunnen geregistreerd worden en hiermee kan direct de facturatie worden gedaan. De status van een medewerker met betrekking tot de Flexwet wordt geregistreerd. Op basis van de ingevoerde uren wordt automatisch de vakantieregistratie gevoerd en kan tevens een week, maand of jaaroverzicht opgeroepen worden waarin alle specifieke uren inzichtelijk gemaakt worden.

Kandidaatgegevens
Naast de gebruikelijke NAW gegevens is het mogelijk een breed scala aan overige gegevens vast te leggen. Kandidaten/medewerkers kunnen in een zelf te bepalen functierubriek ingedeeld worden, waarop eenvoudig gematched kan worden. De voorkeuren van een kandidaat kunnen aangegeven worden (bijvoorbeeld met betrekking tot reistijd, salarisindicatie, beschikbaarheidsdatum, soort functie, vakgebied enz.). CV gegevens kunnen opgeslagen worden en eenvoudig worden geactualiseerd. Alle arbeidscontractinformatie kan worden bijgehouden en uiteraard is het mogelijk om documenten als e-mail of tekstdocumenten, aan te maken en de historie te bewaren. Er is tevens een mogelijkheid om een digitale pasfoto toe te voegen.

Medewerkergegevens
Via een speciale verzuimregistratie, met alle daartoe benodigde invoer- en signaalfuncties, is direct zichtbaar wanneer, hoelang en met welke reden er verzuim was. Iedere ziekmelding wordt als case ingevoerd en kan van begin tot einde gevolgd en beschreven worden. Meldingen aan de ARBO-dienst zijn middels een template oproepbaar en direct voorzien van de juiste gegevens uit de database. Aparte formulieren zijn niet meer noodzakelijk. Objecten die in het bezit zijn van de medewerker, zoals auto, tankpas, telefoon, gereedschap of laptop kunnen vastgelegd worden. Hiertoe is er tevens een mogelijkheid tot een voorraadlijst, zodat duidelijk is wat er op voorraad is en wat er wanneer aan wie is uitgeleend.

E-mailberichten en tekstdocumenten kunnen door middel van templates vanuit RO verzonden worden. Nieuwe templates zijn eenvoudig aan te maken, zodat alle standaard correspondentie per mail en brief eenvoudig verzorgd kan worden. Er is voor iedere medewerker én bedrijfscontact een speciale folder met daarin alle geregistreerde communictie (denk aan correspondentie, taken, reminders of gespreksverslagen). Zeer veel (standaard) reportages kunnen worden opgevraagd, zoals overzichten van:

• Aangeboden kandidaten
• Openstaande opdrachten
• Geplaatste medewerkers
• Datum in dienst treding, uit dienst treding
• Diverse urenoverzichten
• Verlopen contracten
• Einddatum van projecten
• Verjaardagen

Technisch
De applicatie is gebouwd in Visual Basic in combinatie met SQL server. Er kunnen eenvoudig gebruikers aangemaakt worden welke door een aan te wijzen administrator te beheren zijn. Aan iedere gebruiker kunnen individuele toegangsrechten toegekend worden.